Een dag uit het leven van de officemanager
Op het moment dat ik mijn dag uit het leven van een officemanager op papier zette, is er sprake van het Coronavirus in Nederland. Nog niet in dusdanige mate dat half Nederland op slot zit. Nu 3 weken later, zitten veel mensen in Nederland thuis te werken in een verwoede poging het virus in te dammen.
Een heftige periode, het gesprek van elke dag. Ook mijn werkdagen zien er ineens heel anders uit. Kinderen zijn thuis van school en ik heb voor mijzelf een werkplek thuis gecreëerd. Dit vraagt om flexibiliteit en collegialiteit van iedereen. Samen moeten we het doen.
Pas goed op elkaar!
Wat brengt vandaag?
Het is dinsdagmorgen acht uur. Na een goede kop koffie stap ik in de auto en rij naar kantoor in Assen. De rit duurt ongeveer 20 minuten en leidt mij door de landerijen. Een heerlijk rustig moment alleen in de auto. Om half negen gaat ons kantoor open en zijn we klaar voor een afwisselende dag.
Wat staat er op de planning?
Eerst alle mailtjes lezen. Deze variëren van bedrijven die hun nieuwe producten aan de man of vrouw willen brengen, collega’s die zogenaamde templates graag gewijzigd willen hebben, tot het controleren van advertenties en het beheren van de website en Social Media kanalen.
De mailtjes zijn beantwoord en verwerkt, het is tijd voor een overleg met Ilse. Tijd voor de planning als het aankomt op PR en Social Media. Welke acties gaan we dit jaar uitzetten, wat moeten we daarvoor doen, welke kanalen zetten we daarvoor in? De eerste actie van 2020 is de open taxatie avond. De mogelijkheid om tussen 18:00 en 20:00 uur een afspraak met de makelaar te maken om een zogenaamde QuickScan te laten uitvoeren. Duurt ongeveer een half uur en binnen 3 werkdagen krijg je een waarde-indicatie van jouw woning. De eerste stap die je kan zetten als jij erover nadenkt om jouw woning te verkopen.
Goed, de planning is weer rond. Tijd om alles uit te werken en uit te zetten richting de krant en allerlei Social Media kanalen. De morgen vliegt voorbij en voordat ik het weet is het 12:00 uur.
Hoe verloopt onze communicatie?
Klaar voor het kantooroverleg. Een keer in de twee weken zitten we even bij elkaar om de bijzonderheden te bespreken, te kijken wat we goed doen als kantoor en waar de verbeterpunten liggen. Automatisering is daar ook een onderdeel van. Zo min mogelijk handelingen verrichten, dus tijd besparen, wel hetzelfde resultaat behalen, maar niet ten koste van de service naar de klant. Als ik de reviews van klanten lees komt daar als sterk punt naar voren dat wij als kantoor goed en open communiceren. Dat willen we zo houden.
Na het overleg toch maar eens wat eten en een rondje door de stad lopen. Weer fris door de wind neem ik op welke kantoorartikelen besteld moeten worden en of er nog genoeg papier op voorraad is, want ondanks dat we richting paperless-office gaan, kunnen we toch nog niet zonder.
Er komt een mail binnen met een column en een advertentie die komende week in de Asser Courant verschijnen. Ik lees de column nog een keer door en controleer de advertentie. Ze zijn goed en ik geef akkoord aan het reclamebureau, ze mogen geplaatst.
Hoe kunnen we efficiënter werken?
Om de werkzaamheden binnen de makelaardij zo goed mogelijk te stroomlijnen en zo makkelijk mogelijk te maken, maken wij gebruik van een workflow. We zitten nog in de zogenaamde probeerfase. Alle op- of aanmerkingen, verbeterpunten, nieuwe taken komen bij mij terecht en mag ik verwerken in het systeem. Een hele klus en kost de nodige tijd, maar als het klaar is moet het ons tijd opleveren. Daar gaan we voor.
Rond kwart over vijf rond ik mijn dag af. Morgen weer een dag, dan mag ik mij bezig houden met o.a. het maken van koopaktes, plannen van afspraken, aanmelden van woningen. Wat een gevarieerde baan heb ik toch!
En natuurlijk weer tussen de landerijen door op weg naar huis.